Visualizando la cultura de los equipos remotos con Notion: Técnicas para mejorar el compromiso en la era de múltiples ubicaciones
A medida que el trabajo remoto se acelera en todo el mundo, el número de equipos “multilocales” que trabajan más allá de las limitaciones geográficas y de tiempo sigue en aumento. Mientras que los estilos de trabajo flexibles están volviéndose posibles, y la productividad y el equilibrio entre trabajo y vida personal están mejorando, están surgiendo problemas importantes en términos de “conexiones humanas” y “cultura de equipo”.
Simplemente gestionar tareas y compartir información no es suficiente para crear una cultura espontánea o el compromiso entre los miembros que trabajan en diferentes ubicaciones. Las organizaciones que han reconocido este hecho están comenzando a experimentar con el uso del “espacio digital” para fomentar deliberadamente la cultura.
La herramienta de espacio de trabajo todo en uno llamada “Notion” merece la pena analizarla. Notion es bien conocido como una herramienta para organizar información, gestionar bases de datos y hacer seguimiento de proyectos, pero también funciona como un “archivo digital de la cultura” que visualiza y entrelaza los fundamentos de la cultura organizacional, como “valores del equipo”, “entendimiento entre miembros” y “comunicación informal”, en un formato digital.
En este artículo, introduciremos estrategias y técnicas específicas para usar Notion para fomentar la cultura de equipo y aumentar el compromiso en el trabajo remoto, así como el pensamiento detrás de ellas.
¿Por qué no se puede fomentar la “cultura” solo organizando información?
En la era del trabajo remoto, han surgido varias herramientas de gestión de proyectos y compartición de información, como Slite, Google Docs, Trello y Asana. Usando estas herramientas, las tareas y el progreso pueden ser visualizados, y la eficiencia laboral puede mejorar. Sin embargo, el problema fundamental que enfrentan muchas organizaciones no es la eficiencia o la productividad, sino elementos culturales como un sentido de unidad como equipo y valores compartidos.
Sabiduría convencional:
“Si puedes visualizar el progreso del trabajo, entonces naturalmente se fomentarán las relaciones y la cultura.”
Pero en realidad:
Una lista ordenada de tareas y un tablero de gestión de proyectos son solo un “paisaje empresarial”, y no expresan adecuadamente los pensamientos y antecedentes de las “personas” allí, o la base espiritual que la organización debería compartir.
Como resultado, los miembros no pueden entender profundamente “por qué estamos haciendo este trabajo” o “cuál es el significado de trabajar en este equipo”, y se sienten abrumados por tareas simples, y su compromiso disminuye sin que se den cuenta.
¿Cuál es la idea de convertir Notion en un “archivo digital de cultura”?
La estructura flexible de Notion, que incluye páginas, bases de datos, bloques y relaciones, permite tejer la información a tu manera. Aquí, crearemos nuevo valor al redefinir Notion de ser una “herramienta de gestión de tareas” a un “archivo digital de la cultura del equipo”.
Perspectivas clave:
Notion es una “base de datos” y al mismo tiempo un “lienzo” que puede abstraer y visualizar la “ideología” y “antecedentes” de una organización.
Al combinar “valores del equipo”, “misión”, “visión”, “individualidad y historias de los miembros”, “historia de diálogos informales”, “historias de éxito y fracasos”, etc. en línea, es posible fomentar una identidad común y compromiso incluso en situaciones remotas.
Medidas específicas: Cómo tejer la cultura de equipo con Notion
Crea una página para “visualizar” la filosofía y los valores de la organización.
En Notion, crea una página que resuma la declaración de misión de la empresa, los valores y antecedentes de la estrategia empresarial. En esta página, indica claramente preguntas como “¿Por qué estamos haciendo este producto?”, “¿Qué valor queremos proporcionar a nuestros clientes?” y “¿Cómo debería ser el equipo en tres o cinco años?”. Esto permitirá que los miembros siempre se refieran a la “Estrella del Norte” de la organización y vinculen sus propias acciones a los valores.
Introducción de tarjetas de miembros y “páginas de auto presentación”
En entornos de trabajo remoto, las conversaciones casuales y los chats en la sala de descanso son raros. Por lo tanto, hemos creado una página de ‘perfil de miembro’ en Notion, donde cada miembro puede escribir libremente sobre su background, áreas de especialización, intereses, música y lecturas favoritas, actitud hacia el trabajo, etc. También es efectivo tener un sistema donde cada individuo puede actualizar artículos y materiales de referencia que desean compartir dentro de la empresa, así como lecciones aprendidas de proyectos pasados.
Estos tipos de páginas ayudan a fomentar conexiones humanas que trascienden las fronteras de los roles laborales y aumentan la seguridad psicológica.
Creación de un “Espacio de Chat” para Comunicación Informal
No existe la misma inmediatez en Notion que en herramientas de chat como Slack, pero puedes crear intencionalmente una página tipo “sala de chat” y crear un lugar donde se puedan compartir pequeños temas de conversación diariamente. Al hacer que los miembros publiquen información sobre sus cafés favoritos, juegos en los que están interesados recientemente, o fotos de sus pasatiempos, puedes crear una conexión humana que trascienda la distancia.
Añadir “contexto” a la información del proyecto
Además de la gestión de tareas, la información contextual como el trasfondo del proyecto, el impacto esperado, el proceso de toma de decisiones utilizado en el pasado y artículos de investigación utilizados como referencia, se compilan en Notion. Al usar la función de enlace y relaciones para conectar tareas con el conocimiento de fondo que las rodea, se vuelve más fácil para los miembros entender “¿por qué estamos haciendo esto?” y aumentar la motivación.
Historias de éxito, compartición de conocimiento y revisiones regulares
Se prepara una página para revisar proyectos completados, y se organizan y comparten las lecciones aprendidas, áreas de mejora y factores detrás del éxito. Esto permite a la organización acumular conocimiento, y los miembros pueden sentir que están evolucionando continuamente. Además, al establecer un rincón de “reconocimiento” para alabanzas mutuas y una página donde puedes dejar mensajes de agradecimiento, una cultura de aprecio y reconocimiento puede arraigarse incluso de forma remota.
Efectos sobre la mejora del compromiso
Se espera que las medidas anteriores tengan los siguientes efectos en los equipos remotos.
Establecimiento de una identidad compartida:
Notion, que consolida la filosofía organizacional y la información de fondo de los miembros del equipo, se convierte en un “repositorio cultural” al que todos pueden acceder, creando un sentido de unidad que trasciende la distancia geográfica.
Fomento de la seguridad psicológica:
Los perfiles que muestran la personalidad de las personas y los espacios de chat ayudan a crear un ambiente relajado para los equipos remotos, facilitando cometer errores y expresar opiniones. Esto está directamente vinculado al compromiso.
Circulación de conocimiento y profundización del aprendizaje organizacional:
Al dejar el contexto de los proyectos, historias de éxito y conocimiento en una forma que puede ser acumulada y buscada, los equipos pueden pasar más fácilmente por el ciclo de aprendizaje y continuar mejorando y evolucionando.
Compartir no solo resultados sino también “significado”:
Al compartir la historia detrás de las tareas y entregables, los miembros pueden ver más fácilmente el valor de su rol y su motivación intrínseca aumentará.
Cuestiones prácticas y el ciclo de mejora
Por supuesto, usar Notion no resolverá todo. En un entorno remoto, pueden surgir los siguientes problemas.
Falta de claridad en las reglas operativas:
Es posible que surjan problemas como confusión debido a demasiadas páginas o demoras en la actualización. Es necesario establecer reglas de organización de la información y una persona encargada.
Ruido debido a un volumen excesivo de información:
Si hay una mezcla de chats casuales y información empresarial, puede volverse difícil encontrar la información que deseas. Es una buena idea idear una estructura jerárquica y un sistema de etiquetado, y establecer pautas para la difusión de información.
Los elementos culturales son solo complementarios:
Cultivar cultura en línea no es un sustituto de la interacción humana en la vida real, sino un complemento de ella. Si es posible, puedes profundizar la cultura combinándola con la interacción en la vida real, como reuniones sociales regulares en línea y encuentros presenciales regulares.
Cuando enfrentes estos problemas, es importante mantener una “página de reflexión” regular y un “registro de mejora de problemas” dentro de Notion, y hacer mejoras basadas en comentarios.
Resumen: Las nuevas posibilidades para los equipos remotos que trae Notion
En la era del trabajo remoto, para que los miembros dispersos en múltiples ubicaciones desarrollen un sentido común de valores y cultura, es necesario “visualizar deliberadamente la cultura”. Al elevar Notion de ser una herramienta de organización de información a un “archivo digital de cultura”, se vuelve posible establecer el compromiso y la identidad del equipo que trasciende la distancia geográfica.
Al declarar claramente la misión, los valores y otros principios de la organización, se puede compartir un lenguaje y directrices comunes
Al visualizar la individualidad y los antecedentes de los miembros, se pueden fortalecer las conexiones humanas
Al crear una cultura de chat informal y aprecio en Notion, se puede fomentar la seguridad psicológica y la confianza
Al contextualizar el trasfondo del proyecto y los resultados de aprendizaje, se puede mejorar el ciclo de aprendizaje y la motivación
Al lograr estas cosas, la construcción de cultura que se ha considerado difícil debido al trabajo remoto se convertirá en una nueva oportunidad. El diseño cultural utilizando Notion puede ser la clave para crear un crecimiento sostenible y un trabajo en equipo sólido en tu organización.
Ahora que el trabajo remoto se está volviendo más común, ¿por qué no recoger el “telar cultural” que es Notion y llevar el compromiso del equipo en la era multilocal a un nivel superior?
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